ДОКУМЕНТООБОРОТ В ОРГАНИЗАЦИИ

*

ЮРИДИЧЕСКОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И РАЗРАБОТКА НОМЕНКЛАТУРЫ В ОРГАНИЗАЦИИ

*

ПРЕДСТАВИМ ИНТЕРЕСЫ В АРБИТРАЖНОМ СУДЕ

*

Телефонная консультация

Tel: 8 800 234 31 99

*

ПРИЕМНАЯ - КРАСНОДАР

ПРИЕМ ПО ЗАПИСИ

пон.- пят. 09:00 - 20:00
суб. - выходной
вос. 14:00 - 17:00

*
НАПИСАТЬ ВОПРОС ЮРИСТУ
БЕСПЛАТНЫЙ звонок юристу

Получать «ценный опыт», связанный с последствиями халатного отношения к подготовке и хранению юридически значимым документов, целесообразно ознакомившись с чужим негативным опытом и богатой судебной практикой, которую можно изучить в открытых источниках сети «Интернет».



ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ ПОДПИСАНИЯ И ХРАНЕНИЯ

ДОГОВОРОВ И ДОКУМЕНТОВ
Должная осмотрительность
При заключении контракта необходимо получить от контрагента документы в перечне, позволяющем в дальнейшем считать, что при выборе контрагента была проявлена «должная осмотрительность». Проявление «должной осмотрительности» является обязанностью лиц контролирующих деятельность организации и оказывающих влияние на принимаемые организацией решения.

Разработка номенклатуры
Порядок, этапы, сроки согласования и заключения договоров, порядок хранения документов, регламент организации претензионной работы и обращения в суд, рекомендуется отразить в локально нормативных актах организации. Что является формой, добросовестного выполнения своей обязанности, проявления «должной осмотрительности», лицами контролирующими деятельность организации.
Этапы подготовки и согласования юридически значимых документов
Правильно организованный документооборот подразумевает, что с момента согласования и до момента подписания контракта и далее в процессе его исполнения. Юридически значимый документ (контракт), должен проходить регламентированные номенклатурой этапы: согласования, подписания, учета и контроля исполнения, последующего хранения.
Согласование контракта
Согласование и подготовка контракта. Подразумевает не только согласование существенных условий контракта, цены, ассортимента, количества, качества и сроков исполнения контракта. Но и внимательное отношение к содержанию документов подтверждающих полномочия представителей сторон, к закрывающим и сопроводительным документам.
Алгоритм документооборота
  • Инициирование подписания контракта и формирование пакета документов к контракту;
  • Проверка документов юридической службой, проверяющей содержание документа и анализирующей юридические последствия в случае его подписания;
  • Проверка документов бухгалтерией, на предмет наличия и правильности информации и данных, влияющих на осуществление бухгалтерского учета и налогового контроля в организации.
Хранение контрактов и контроль их исполнения
Подписанный контракт необходимо хранить в течение срока исковой давности, в отдельных случаях в течение сроков предусмотренных законодательством РФ.
Контроль за исполнением условий контракта, позволяет своевременно отреагировать на нарушения контрагентов, оперативно организовать претензионную работу, своевременно обратиться в суд.
Юридически значимая переписка
Отдельного внимания заслуживает учет входящей и исходящей документации организации. Правильно поставленная централизованная работа в этом направлении, позволяет своевременно как отвечать на претензии контрагентов так и контролировать сроки ответов контрагентов на заявленные им претензии.